6 Tipps, wie du dir deine Zeit besser einteilen kannst

Wir alle kennen den Satz und es scheint die Lieblingsausrede zu sein: “Ich habe keine Zeit”. In unserer heutigen Gesellschaft hat niemand für irgendetwas Zeit. Keine Zeit Sport zu machen, keine Zeit sich gesund zu ernähren, keine Zeit um etwas Neues zu lernen. Es herrscht ständiger Zeitmangel.

In diesem Artikel möchte ich mich gerne mit dem Thema Zeitmanagement auseinandersetzen, da Interesse an dem Thema zu bestehen schein und ich öfter die Frage bekomme “wie machst du das alles?”.

Im Endeffekt ist vieles eine Frage von Prioritäten. Zeit ist die einzige Ressource, die wir im Leben wirklich zur Verfügung haben. Wir tauschen sie ein für Geld indem wir arbeiten gehen. Wir verschenken sie an Freunde, die gerade unsere Hilfe brauchen. Wir verbringen sie mit den Menschen, die wir lieben. Oder wir behalten sie für uns, um endlich mal etwas für uns selbst zu tun. Kurzum: Zeit ist wertvoll und wir wollen sie so gut es geht verbringen.

Aber wie kann man sich Zeit gut einteilen? Wie findet man eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit? Wie genau das geht, kann ich hier leider nicht beantworten – denn ich weiß es selbst nicht. Für jeden Menschen funktionieren verschiedene Methoden, jeder Mensch ist anders. Ich kann hier lediglich Tipps geben, was mir geholfen hat, meine Zeit besser einzuteilen und sinnvoller zu nutzen. Ich hoffe natürlich, dass der ein oder andere Tipp dabei ist, der dir vielleicht hilft oder dich inspiriert. Falls ja oder falls du eine Methode hast, die für dich gut funktioniert, dann lass doch gerne einen Kommentar da, ich würde mich sehr freuen!

Nun geht es aber los, mit den Tipps. Sie sind in keiner bestimmten Reihenfolge angeordnet.

Tipp Nr. 1: Deine persönliche Leistungskurve

Wann fühlst du dich so richtig produktiv? Ich persönlich stehe gerne früh auf und bringe unangenehme Tätigkeiten schon in den frühen Morgenstunden hinter mich. Je später am Tag, desto unmotivierter bin ich in der Regel, “produktiv” zu sein. Auch das ist natürlich im Prinzip Kopfsache, denn wenn wir wirklich wollen können wir zu jeder Tageszeit produktiv sein. Ein bestimmtes Verhalten zu ändern kann aber recht lange dauern und deshalb empfiehlt es sich, gleich von Anfang an festzustellen, wann man selbst seine “Hoch’s” und “Tief’s” im Verlauf des Tages hat und sich dementsprechend zu organisieren.

Vielleicht fällt dir jetzt direkt ein, wann du am produktivsten bist. Wenn das der Fall sein sollte, dann stell dir folgende Fragen:

• Zu welcher Tageszeit fühlst du dich fit, energiegeladen und voller Tatendrang?
• Gibt es Zeitabschnitte am Tag, an denen du dich am liebsten ins Bett legen würdest? Wenn ja, wann ist das in der Regel?
• Stehst du gerne früh auf oder bist du lieber nachts aktiv?

Ich bin mir sicher, du kannst diese Fragen über dich selber beantworten. Wenn du das getan hast, dann teile deine Aufgaben dementsprechend auf: wichtige Aufgaben erledigst du, wenn du deine “Hoch’s” hast – während deinen “Tief’s” kannst du unwichtigere Aufgaben wie Einkaufen, Putzen oder Wäsche waschen erledigen, die nicht viel Konzentration erfordern. Dazu gehört beispielsweise auch Sport. Sport ist super und gesund und ein toller Ausgleich. Wenn du ihn aber in deiner produktivsten Phase erledigst, dann verlierst du damit diese Zeit natürlich. Solltest du also etwas wirklich erledigen wollen, dann verschiebe den Sport auf später und widme dich erstmal der Aufgabe.

Ein kleines Beispiel aus meinem Leben

Ein kleines Beispiel dazu aus meinem Leben: ich bin früher immer morgens zum Sport gegangen, teilweise auch schon um 6 Uhr. Das ist super und ich würde es heute noch ab und zu machen. Allerdings habe ich in meinen Klausurenphasen gemerkt, dass mir dadurch meine wertvollen “produktiven” Morgenstunden verloren gehen, in denen ich das Doppelte von dem schaffe, was nachmittags geht. Bis ich endlich am Schreibtisch sitze und gefrühstückt habe, ist es dann doch immer später, als gedacht. Außerdem ist mein Mittagstief viel ausgeprägter, wenn ich morgens Sport gemacht habe.

Ich, die eigentlich immer der Meinung war, dass sie “niemals abends trainieren gehen könnte”, habe also meinen Plan umgestellt. Anstatt morgens gehe ich jetzt lieber abends nach 21 Uhr trainieren. Um diese Uhrzeit bin ich sowieso nicht mehr produktiv und habe sogar noch mehr Kraft. Das ist natürlich nur ein Beispiel und bestimmt nicht für jeden geeignet oder umsetzbar, soll aber einfach veranschaulichen, wie man den Tipp umsetzen kann.

Tipp Nr. 2: Konsumieren die Zeit an deinem Handy bewusst

Wie oft lenkst du dich selbst ab, indem du mal schnell das Handy in die Hand nimmst und deine Nachrichten checkst oder sinnlos durch Facebook scrollst? Die Zeit am Handy kann sehr konsumierend sein, sie nimmt oft viel Platz ein und hindert einen, Dinge wirklich zu erledigen. Oft merkt man gar nicht, wie viel Zeit dabei drauf geht. Besonders Social Media hat dabei einen großen Anteil – mal eben Instagram geöffnet und durch den Feed geklickt – schwuppdiwupp sind 20 Minuten weg. Das geht auch mir so. Ich versuche aber immer mehr, mein Zeit am Handy und besonders im sozialen Medien bewusst zu nutzen. Das heißt zum Beispiel, dass ich mir überlege, was ich am Handy überhaupt möchte bevor ich es in die Hand nehme. Häufig erwischt man sich dabei, dass man eigentlich gar nichts Bestimmtes wollte und einfach nur durch irgendwelche Feeds scrollst. Indem du dir überlegst, was du eigentlich machen willst (z.B. eben einer Freundin auf ihre Nachricht antworten), gewinnst du einiges an Zeit und man kann sich meist auf Aufgaben besser konzentrieren.

Falls dich das Thema Zeitkonsum von Sozialen Medien mehr interessiert, dann guck doch mal auf dem Blog von Jan Rein vorbei. Er macht derzeit ein ganzen Jahr “Social Media Diät” und teilt auf seinem Blog die Erfahrungen, die er damit macht. So oder so super interessant zu lesen und eine große Empfehlung!

Tipp Nr. 3: To-Do-Listen

Das hört sich nach einem sehr offensichtlichen und alten Tipp an. Ist es vielleicht auch. Aber die guten alten To-Do-Listen funktionieren tatsächlich. Überlege dir am Tag davor oder gleich früh morgens: was möchtest du heute erledigen? Gibt es etwas, dass du schon ewig aufschiebst und endlich hinter dich bringen solltest? Was hat Priorität?

Wichtig ist dabei, dass du deine Liste nicht gleich komplett überlädst. Versuche, vernünftig einzuschätzen, was für dich an einem Tag zu schaffen ist. Wenn du dir jedes Mal viel zu viel vornimmst, wirst du am Ende des Tages total unzufrieden sein, obwohl du eigentlich ganz schön viel geschafft hast. Helfen kann dabei eine stundenweise To-Do-Liste oder eine Einteilung in Vor- und Nachmittag, damit du weißt wann du was erledigen willst und die Zeit besser abschätzen kannst.

Aufgaben bündeln

Ein weiterer Tipp: schreibe Dinge, die du gut zusammen erledigen kannst, gemeinsam auf. Vielleicht musst du einkaufen und einen Brief zur Post bringen, die Post liegt aber auf dem Weg zum Supermarkt. Dann erledige das doch in einem Zug. Oder du musst eine E-Mail beantworten und einen Anruf tätigen, hast dann aber gerade sowieso schon dein Postfach offen. Auch hier bietet sich das “Bündeln” von Aufgaben direkt an. Mit kleinen Optimierungen wie diesen kannst du in der Summe einiges an Zeit einsparen.

Die Vorteile einer To-Do-Liste sind nicht nur, dass du vor Augen hast, was deine (Tages-)Ziele sind. Neben dem Effekt, dass du meistens wirklich aktiv wirst, weil es auf deiner Liste steht, kann eine To-Do-Liste auch sehr zufriedenstellend sein. Solltest du also bis jetzt noch keine geführt haben: fang damit an. Wenn du bereits eine führst, dann versuche doch mal die oben genannten Tipps anzuwenden – vielleicht helfen sie dir ja weiter.

Tipp Nr. 4: Qualität statt Quantität.

Ich erlebe es in der Klausurenphase oft genug – viele denken, sie müssten sich 12 Stunden täglich ans Lernen setzen. Dass das mit der Zeit nicht mehr effektiv sein kann, sollte denke ich keinen überraschen. Ich versuche mehr und mehr meine aufgewendete Zeit zu reduzieren, aber dafür ihre Qualität zu erhöhen. Das heißt z.B. lieber vier konzentrierte Stunden als 8 Stunden “Larifari”.

Um konzentrierter zu sein, helfen mir folgende Tipps:

• Handy weg! Das Handy kann einen extrem ablenken. Selbst wenn man nicht darauf schaut, leuchtet vielleicht die Nachrichtenlampe und man muss ständig der Versuchung widerstehen, doch die Nachrichten zu checken.
• Wenn dir ein Gedanke kommt: aufschreiben! Vielleicht fällt dir ein, dass du nachher noch Küchentücher kaufen musst oder du morgen einen Arzttermin hast. Sobald es etwas ist, dass du nicht sofort erledigen musst, hat es also in deinem Kopf gerade nichts zu suchen. Ein Trick der dann hilft ist, es einfach aufzuschreiben (an dieser Stelle muss ich kurz erwähnen, dass ich diesem Tipp von meinem Freund und Till gelernt habe, ein großes Danke geht an dieser Stelle raus, ihr wisst Bescheid 🙂 ). D.h. zum Beispiel wenn ich gerade am Lernen bin, ich aber eine Idee für ein neues Rezept habe, dann nehme ich mir einfach schnell mein Notizbuch, schreibe es auf und lege es wieder weg. Damit bin ich mir sicher, dass ich nicht vergessen werde, worüber ich gerade nachgedacht habe und kann mich wieder voll auf meine aktuelle Aufgabe konzentrieren.
• Ein aufgeräumter Arbeitsplatz. Je leerer mein Schreibtisch/Arbeitsplatz, desto besser. Wenn ich wirklich produktiv sein möchte, räume ich davor alles Unnötige weg, um mich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Damit vermeidet man unnötige Ablenkung und fördert die Konzentration.
• Genug Pausen und Ausgleich (siehe Tipp 6)!

“Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden.” – Unbekannt

Tipp Nr. 5: Gut geplant ist halb gewonnen!

Oft geht es mir so: ich bin so voller Tatendrang, dass ich einfach losstürme ohne mir überhaupt zu überlegen, wie ich das Ganze angehen will. Deshalb habe ich mir angewöhnt, mir erst einen groben Plan zu machen und mir die wesentlichen Eckpunkte meiner Aufgabe zu überlegen. Damit wird das spätere “Ausführen” gleich viel leichter.

Wenn ich in die Planung gehe, dann stelle ich mir meistens diese Fragen:

• Wie ist die Aufgabe auf meine Prioritätenliste anzuordnen? Gibt es eine Deadline, bis zu der diese Aufgabe erledigt sein muss?
• Gibt es Tätigkeiten, die vor der betreffenden Aufgabe zu erledigen sind?
• Muss die Aufgabe in einem Mal erledigt werden oder lässt sie sich in Teilaufgaben aufteilen?
• Brauche ich irgendwelche Materialien, um die Aufgabe zu erledigen?

Bei der Planung ist natürlich immer die Gefahr groß, dass man im “Eifer des Gefechts” zu viel plant und im Endeffekt auch damit Zeit verschwendet. Deshalb: nicht nur denken, sondern auch machen. Manchmal lösen sich potenzielle Probleme ganz von alleine auf oder ihre Lösung ergibt sich im Laufe der Zeit. Man kann also ruhig mal fünf gerade sein lassen.

Ich möchte auch noch mal unterstreichen, dass es sich um einen groben Plan handeln sollte. Wer anfängt, alles minutiös und im Detail durchzuplanen, der wird schnell feststellen, dass nunmal nicht immer alles nach Plan läuft. Je flexibler dein Plan also ist, umso besser.

Tipp Nr. 6: Genug Pausen und let go!

Mag sich auch erstmal einfach anhören, ist manchmal aber schwieriger als gedacht. Gerade wenn ich motiviert bin, dann bin ich oft so in meinem Modus, dass ich ganz vergesse, mir mal eine Pause zu gönnen. Die sind aber mindestens genauso wichtig, wie die produktive Zeit selbst. Ob man in seiner Pause nun etwas isst, eine Runde Sport macht, liest oder einfach nur ein Hörbuch hört – ganz egal! Wichtig ist nur, dass man es macht, weil man darauf Lust hat und nicht um etwas zu erledigen.

Ich habe das Gefühl dass man gerade heutzutage leicht in einen Überoptimierungswahn verfällt (ich selbst nicht ausgeschlossen) – hier noch eine Minute gespart, da noch fünf Minuten weniger aufgewendet. Es packt einen geradezu und man sucht nach anderen Bereichen, die man noch optimieren kann. Doch gerade wenn man viel zu tun hat, sollte man sich die Zeit nehmen, auch mal nichts zu machen, einfach nur mit Moment zu sein und einmal tief durchzuatmen. Das bringt meistens viel mehr als angestrengt zu versuchen, jede Minute bis zum Maximum auszureizen.

Zeit die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt!

Wie plane ich meinen Tag?

Da doch häufiger die Frage aufkam, wie genau ich denn nun meinen Tag plane, hier noch ein kurzer Einblick. Wie schon erwähnt bin ich ein Frühaufsteher, d.h. ich beginne meine Tage zwischen 6 und 7 Uhr. Ich nehme mir aber immer die erste halbe Stunde am Morgen für mich. Das heißt zum Beispiel, dass ich in dieser Zeit meine Morgenroutine verfolge, also unter anderem meditiere und auch meinen Tag plane. Für mich persönlich funktioniert ein stundenweiser Plan nicht so gut, weil er mir etwas zu unflexibel ist und meine Tage oft alle unterschiedlich aussehen (jeden Tag anders Uni, andere Termine, etc.). Allerdings werden Dinge wie Sport oder eine wichtige Tätigkeit bei mir immer fest eingeplant. Wenn ich nicht zu einem Yoga-Kurs gehe, dann mache ich meistens aus den oben genannten Gründen abends Sport – da ist sowieso nichts mehr auf meiner To-Do-Liste.

Was das Fotografieren und Essen angeht überlege ich mir morgens, was ich essen möchte und was ich davon fotografieren will. Bin ich über die Mittagszeit unterwegs, dann mache ich mir schon am Vorabend Gedanken, was ich mitnehmen will und bereite es je nachdem am Vorabend oder Morgens vor. Für essen und fotografieren plane ich meistens ca. eine Stunde ein. Einen Wochenplan erstelle ich dafür nicht, da ich das gerne relativ spontan entscheide und das für mich so gut funktioniert.

Zur Planung selbst und für jegliche Listen die man sich vorstellen kann verwende ich mein Bullet Journal (eine Art selbstgestalteter Kalender/Notizbuch, lässt sich dadurch individuell anpassen). Wenn Interesse daran besteht, könnte ich dazu mal einen Extra-Beitrag machen indem ich zeige, wie genau ich meine Tage/Wochen/Monate plane bzw. wie ich generell dabei vorgehe und euch einen Einblick in mein Bullet Journal geben.

Noch Fragen?

Nachdem ich diesen Text jetzt geschrieben habe, möchte ich hier auch noch kurz loswerden, dass ich bestimmt kein Zeitmanagement-Profi bin. Ich teile hier lediglich, was ich für wichtig und nützlich erachte. Wie oben schon erwähnt, ich würde mich freuen wenn du unter diesem Beitrag hinterlässt, ob er dir etwas gebracht hat und welche Tricks zu beim Zeitmanagement anwendest. Wenn du noch irgendwelche Fragen dazu hast, schreib so auch einfach hier drunter, vielleicht hat ja jemand noch die gleiche Frage.

Ich freue mich auf deinen Kommentar! 🙂